Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

RomAIx BV respecteert je privacy. Op deze pagina staat welke persoonsgegevens we op deze website verwerken, waarom, hoe lang, en wat je van ons kunt vragen.

Wie we zijn

RomAIx BV is verantwoordelijk voor de gegevens die hier beschreven staan. Het is een Nederlandse besloten vennootschap, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK 94705771, btw-nummer NL866865676B01.

Algemeen contact: info@romaix.ai

Vragen en verzoeken over privacy: privacy@romaix.ai

De formulieren

Als je een formulier op deze site invult (het ideeformulier, de scanaanvraag, de contactpagina), geef je ons wat je intypt: wat je opgelost wilt hebben, je naam, je telefoonnummer als je dat invult, je website en je e-mailadres. We bewaren je bericht in onze database in Frankfurt (Supabase) en mailen het naar onze mailbox, info@romaix.ai, via Resend (resend.com), de dienst die jou ook onze bevestiging stuurt. Als Resend niet bereikbaar is, gaat je bericht in plaats daarvan via FormSubmit (formsubmit.co), een formulierdienst die het doorstuurt naar dezelfde mailbox.

We gebruiken het om je te antwoorden en, als je daarom vroeg, om de gratis scan of doorlichting uit te voeren. De grondslag is dat we op jouw verzoek stappen zetten voor een mogelijke overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1 onder b), en voor later contact over hetzelfde verzoek ons gerechtvaardigd belang om het op te volgen (artikel 6 lid 1 onder f). We bewaren deze correspondentie 2 jaar na het laatste contact.

Als je een formulier verstuurt, gaat er ook een kort overzicht van je bezoek mee: hoe lang je op de site bent, welke pagina’s je opende en welke van onze gratis tools je gebruikte. Je browser houdt dit bij terwijl je rondkijkt (de tools die je gebruikte onthoudt hij op je apparaat, zodat we je de andere kunnen aanraden), en het komt alleen bij ons binnen samen met een formulier dat je zelf verstuurt. We gebruiken het om je vraag beter te begrijpen voordat we antwoorden. Zonder formulier verlaat het je apparaat nooit.

Een gesprek plannen (Calendly)

De agenda wordt geleverd door Calendly LLC, een bedrijf in de Verenigde Staten. Hij wordt pas bij Calendly opgehaald als je op “Toon de agenda” of “Plan een gesprek” klikt, of, nadat je in de cookiebalk op Accepteren hebt gedrukt, als je naar de agenda scrolt. Als je een moment kiest, gaan je naam, e-mailadres en wat je toevoegt naar Calendly, dat de afspraak voor ons verwerkt en eigen cookies gebruikt.

In de agenda die in onze pagina’s staat hebben we de cookiemelding van Calendly uitgezet, omdat die de agenda bedekte. De privacyverklaring van Calendly geldt voor wat Calendly met je gegevens doet en noemt de waarborgen voor doorgifte buiten de EU. We bewaren afspraken 2 jaar na het laatste contact.

De contentkalender

Je typt een webadres. We lezen de openbare pagina’s van die website en sturen de tekst naar Anthropic, een AI-aanbieder in de Verenigde Staten, die het contentplan schrijft. Je geeft je naam en e-mailadres: we mailen je je eerste week posts, nemen hooguit één keer contact op, en bewaren ze zoals een formulier dat je ons stuurt.

• Het plan wordt 30 dagen bij dat webadres bewaard, zodat een tweede aanvraag uit de bewaarde kopie komt.
• Om misbruik te voorkomen tellen we aanvragen per IP-adres. Die telling wordt één uur bewaard.
• Als de menscontrole aanstaat, controleert Cloudflare Turnstile of een mens de aanvraag doet. Daarbij wordt je IP-adres gebruikt.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om de tool aan te bieden en tegen misbruik te beschermen.

De website-assistent

Het chatvenster op deze site is een AI-assistent. Als je een vraag typt, gaan het gesprek tot dan toe en de pagina die je leest naar Anthropic, een AI-aanbieder in de Verenigde Staten, die het antwoord schrijft. Typ er geen gevoelige persoonsgegevens in.

• We bewaren het gesprek in een database in Frankfurt (Supabase), met een paar gegevens over het bezoek: de pagina waar je begon, waar je vandaan kwam, je taal, het soort apparaat, het land en of je eerder langskwam. Zo kunnen we gesprekken teruglezen, de assistent verbeteren en meelezen als je om een persoon vraagt. Na 12 maanden wordt het gewist, of eerder als je dat vraagt. Er staat ook een kopie in je eigen browser (local storage), zodat het gesprek doorloopt als je een andere pagina opent.
• Vraag je om een persoon, dan kan iemand van ons team in het gesprek komen en je schrijven. De melding op onze telefoon (Pushover) toont je laatste vragen en op welke pagina je bent, zonder e-mailadressen of telefoonnummers. Kies je een gesprek, dan loopt dat rechtstreeks tussen jouw browser en de onze en wordt het niet opgenomen; om te verbinden vraagt je browser een server van Cloudflare of Google, die alleen je IP-adres ziet. Ben je weg voordat een antwoord van het team je bereikt en heb je ons je e-mailadres gegeven, dan mailen we je dat antwoord.
• Als je in een chat of formulier je e-mailadres geeft, koppelen we je chats daaraan, zodat ons team je eerdere gesprekken samen ziet, ook die van een ander apparaat. Chats uit dezelfde browser worden gekoppeld via een willekeurige code in de lokale opslag van die browser. Voor het team maakt Anthropic (zie hierboven) een AI-samenvatting van die chats; die bewaren we bij de chats en verwijderen we samen met de chats.
• Om misbruik te voorkomen tellen we het aantal vragen per IP-adres. Die telling bewaren we een uur.
• Stuur je in de chat het contact- of terugbelformulier, dan krijgen wij wat je invult en het gesprek per e-mail, net als bij de andere formulieren.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers te beantwoorden en de dienst tegen misbruik te beschermen (artikel 6, lid 1, onder f).

Hosting, de demo en je browser

De site draait bij Vercel Inc., een bedrijf in de Verenigde Staten; de delen die formulieren beantwoorden en de gratis tools en de assistent laten werken, draaien op zijn servers in Frankfurt, Duitsland. Zoals elke webserver gebruikt die je IP-adres en browsertype om de pagina’s te tonen, en houdt kort logbestanden bij voor beveiliging en storingen. Om misbruik van de gratis tools en formulieren te voorkomen, tellen we hoe vaak één verbinding ze binnen een uur gebruikt. Die telling staat in een database in Frankfurt (Upstash); je IP-adres staat er alleen in als een versleutelde code die niet terug te rekenen is naar het adres, en de telling verdwijnt na een uur. Voordat de contentkalender een plan schrijft, controleert Cloudflare Turnstile of er een mens op de knop drukte: je browser laadt daarvoor een klein script van Cloudflare en deelt technische gegevens van het bezoek, zoals je IP-adres. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om de dienst tegen misbruik te beschermen (artikel 6, lid 1, onder f). De bewegende demo van de contentmotor laadt zijn lettertype van Google Fonts; als hij speelt, neemt je browser contact op met Google en geeft je IP-adres door.

We plaatsen geen advertentiecookies. De site bewaart een paar voorkeuren in de lokale opslag van je browser, zoals lichte of donkere kleuren en je antwoord in de cookiebalk. Die blijven op je apparaat. We tellen bezoeken met Google Analytics, een dienst van Google, maar alleen nadat je in de cookiebalk op Accepteren hebt gedrukt. Google Analytics bewaart je IP-adres niet en we gebruiken het niet voor advertenties. De grondslag is je toestemming (AVG, artikel 6.1.a); je trekt die in wanneer je wilt via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Welke cookies het plaatst, staat in het cookiebeleid.

Wie je gegevens ontvangt

Alleen de bedrijven die ons helpen de site te draaien, elk voor zijn eigen deel: Calendly, Vercel, Anthropic, Supabase (de gesprekken met de assistent en de berichten die je via een formulier stuurt, in Frankfurt), Pushover (de melding op onze telefoon), Resend (onze e-mails aan jou: de bevestiging van een formulier, een gids die je vroeg, een gemist antwoord; en je formulierbericht aan onze mailbox), FormSubmit (formulierberichten, alleen als Resend niet bereikbaar is), Cloudflare (de controle of je een mens bent), Upstash (de kortstondige tellingen, in Frankfurt) en Google (onze e-mail, en Google Analytics als je accepteert). We verkopen geen persoonsgegevens.

Je rechten

Je kunt ons vragen je gegevens te tonen, te verbeteren of te verwijderen, het gebruik te beperken of te stoppen, of ze in een bruikbaar bestand aan je te geven. Een gegeven toestemming kun je intrekken. Mail naar privacy@romaix.ai; we antwoorden binnen vier weken. De stappen voor verwijdering staan op de pagina over gegevens verwijderen (Engels).

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het RomAIx GEO-platform

Heb je een account op het RomAIx GEO-platform, dan geldt daarvoor het tweede deel van de Engelse privacyverklaring. Die tekst is alleen in het Engels beschikbaar.